Directive sur la confidentialité d’un organisme public relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique
DIRECTIVE SG 1-24
La présente directive découle de l'obligation de la Commission scolaire English‑Montréal (CSEM), prévue à l'article 63.4 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, de publier sur son site Web sa politique de confidentialité, rédigée en termes simples et clairs, lorsqu'elle recueille des renseignements personnels par un moyen technologique. La présente directive s'inscrit à l'intérieur des autres encadrements applicables à la CSEM, notamment sa Politique sur la sécurité de l'information, et s'applique aux sites Web de la CSEM, y compris ceux de ses établissements d'enseignement.
- Autres sites
Dans le cas où le moyen technologique renvoie à un site Web ou un moyen technologique d'un autre organisme (un tiers), la directive ou la politique de confidentialité de ce site ou de cet autre moyen technologique s'applique. Il convient alors de se référer à cette directive ou politique de confidentialité.
- Fichiers témoins (cookies)
Vous devez savoir que dès que vous accédez aux sites Web de la CSEM, un échange d'informations s'effectue automatiquement entre votre ordinateur et notre serveur, sans que vous ayez à intervenir. Ces informations ne vous identifient pas personnellement. L'information échangée est la suivante :
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- le nom de domaine du fournisseur Internet;
- l’adresse IP (nombre ou numéro automatiquement assigné à l’ordinateur de la personne qui visite le site par le fournisseur d’accès Internet aux fins de la navigation sur le Web);
- le type de navigateur (Edge, Google, Firefox, etc.);
- le système d’exploitation utilisé par la personne qui visite le site (Windows, MAC OS, etc.);
- la date et l’heure auxquelles la personne accède au site;
- les pages consultées et la durée de ces consultations;
- l’adresse du site d’origine si la personne accède à notre site à partir d’un autre site;
- le type et le modèle d’appareil (p. ex., iPhone 11);
- la résolution d’écran de l’appareil;
- la région ou la municipalité, déterminée d’après l’adresse IP.
Ce transfert d'informations découle des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet et est utilisé à des fins statistiques (p. ex., compilation du nombre de visites et identification des pages les plus consultées sur le site Web de l'organisation). En aucune circonstance, nous ne les utiliserons pour dresser des listes d'utilisateurs ou d’utilisatrices.
Seuls les membres du personnel concernés des services administratifs et des établissements de la CSEM auront accès à ces renseignements (p. ex., la direction de l'établissement concerné, le personnel de la Division des communications, le personnel du Service des technologies de l'information).
Les sites Web de la CSEM ne placent aucun fichier témoin permanent sur les disques durs des utilisateurs et utilisatrices, mais uniquement un fichier témoin temporaire requis pour améliorer la performance de certaines fonctionnalités du site.
À tout moment, vous pouvez, à l'aide des options de votre navigateur, désactiver l'acceptation des fichiers témoins. Toutefois, cette désactivation pourrait vous priver de certaines fonctionnalités avancées du site Web. Pour gérer les fichiers témoins dans un navigateur particulier, consultez les pages suivantes :
Vous pouvez également gérer l'enregistrement des fichiers témoins en modifiant les paramètres de votre téléphone intelligent :
- Renseignements personnels transmis volontairement par les utilisateurs
Lorsque l'utilisateur ou l’utilisatrice communique volontairement des renseignements personnels ou autres informations confidentielles à l'aide d'un formulaire transmissible en ligne, seules les informations requises pour donner suite à sa demande ou pour répondre à son message seront collectées et utilisées.
Seuls les membres du personnel de la CSEM concernés par cette collecte de renseignements personnels y auront accès (p. ex., Services éducatifs, Organisation scolaire).
Vous pouvez communiquer avec la CSEM en utilisant différents outils sécuritaires, dont les services téléphoniques et en personne.
La transmission des renseignements par courriel n'est pas totalement sécurisée. C'est pourquoi la CSEM vous déconseille de divulguer, par courriel, des renseignements personnels sensibles, tels que votre numéro d'assurance sociale. Elle fait de même, de son côté, lorsqu'il s'agit de transmettre des renseignements personnels sensibles.
- Renseignements personnels recueillis par des applications mobiles
La CSEM ne publie actuellement aucune application mobile interne dans la boutique Apple ou Google Play. Pour connaître la directive ou la politique de confidentialité de toute application tierce (p. ex., mParent pour accéder à Mozaïk), veuillez consulter directement le site Web du concepteur.
- Mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels
La CSEM s'engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, et ce, conformément à ses obligations.
Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des activités de la commission scolaire et en conformité avec les dispositions législatives applicables.
À cette fin, la CSEM met en place des mesures de sécurité permettant d'assurer la confidentialité des renseignements personnels qu'elle recueille, tels des logiciels ou des procédures strictes pour accéder à ces renseignements, ainsi que des mesures de contrôle et de vérification, notamment :
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- Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
- Gestion des accès – personne autorisée
- Gestion des accès – personne concernée
- Logiciel de surveillance du réseau
- Sauvegarde informatique
- Pare-feu (Firewalls)
La CSEM dispose également de procédures strictes en cas d'incident de confidentialité dont le but est de limiter les conséquences liées à un tel incident. Elle s'assure de détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire afin de garantir la confidentialité des informations.
Tous les membres du personnel de la CSEM sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis et de signer un document attestant qu’ils acceptent de se conformer à la Politique sur la sécurité de l'information.
- Droits d’accès et de rectification
Les utilisateurs et utilisatrices peuvent demander l'accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par la CSEM, et ce, conformément aux dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Il est également possible de demander la rectification d'un renseignement personnel les concernant lorsque celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque ou lorsque la collecte, la communication ou la conservation de ces renseignements personnels ne sont pas autorisées par la loi.
Cette demande doit être adressée par écrit à la responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels :
Nathalie Lauzière
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Commission scolaire English-Montréal
6000, avenue Fielding
Montréal (Québec) H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca
- Processus de plainte
La personne responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est également chargée de veiller au respect de la présente directive. Pour formuler des commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette directive, la demande doit lui être adressée par écrit :
Nathalie Lauzière
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Commission scolaire English-Montréal
6000, avenue Fielding
Montréal (Québec) H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca
- Information relative à la directive
Pour toute question relative à la présente directive, vous pouvez vous adresser à la personne responsable en consultant la section « Nous joindre » ou communiquer avec nous de la façon suivante :
Nathalie Lauzière
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Commission scolaire English-Montréal
6000, avenue Fielding
Montréal (Québec) H3X 1T4
nlauziere@emsb.qc.ca
- Modification de la directive
La CSEM peut modifier en tout temps et à sa seule discrétion la présente directive en matière de confidentialité. Les utilisateurs et les utilisatrices sont donc invités à consulter régulièrement le site Web de la CSEM pour vérifier si des modifications y ont été apportées.
- Entrée en vigueur ou mise à jour
La présente directive a été approuvée par le comité sur l'accès à l'information et est entrée en vigueur le 30 janvier 2024.